Datenschutzerklärung

Der Schutz deiner personenbezogenen Daten ist uns wichtig. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir dich darüber, welche Daten wir im Zusammenhang mit der Nutzung der Plattform „Upspace" verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte du hast.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
BKLS Upspace GmbH
Pfaffenbergweg 2
3500 Krems an der Donau
Österreich
Firmenbuchnummer: FN 684609d
Firmenbuchgericht: Landesgericht Krems an der Donau
E-Mail: office@upspace.at

Bei Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

2. Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für die Website, die Web-App (eingeloggter Bereich) und die damit verbundenen Dienste von Upspace, einschließlich Registrierung, Inserate, Buchungen, Zahlungsabwicklung, Rechnungen und Belege, steuerliche Meldepflichten (DAC7), Identitätsprüfung und In-App-Nachrichten. Für Zahlungsdienste und Social Login gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise der jeweiligen Anbieter.

3. Kategorien betroffener Personen

• Besucher:innen der Website
• Registrierte Nutzer:innen (Vermieter:innen und Mieter:innen)
• Ansprechpartner:innen im Rahmen von Support- und Verifikationsanfragen

4. Welche Daten wir verarbeiten

4.1 Website und Server-Logdaten

Beim Aufruf unserer Seiten werden technisch erforderliche Daten verarbeitet (z. B. IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene URL, Browsertyp, Referrer). Diese Daten dienen der Bereitstellung, Sicherheit und Fehleranalyse der Website.

4.2 Konto und Profil

Bei Registrierung und Nutzung des Kontos verarbeiten wir insbesondere:

• Name und E-Mail-Adresse
• Passwort (als kryptografischer Hash, nicht im Klartext)
• optional Profilfoto und optional Bezirk („Heimatbezirk“) für die Suche
• bei Google-Anmeldung: von Google übermittelte Profildaten (z. B. Name, E-Mail, Google-Konto-ID)
• Verifikationsstatus deiner Identitätsprüfung sowie Zeitpunkte von Einreichung und Prüfung
• Einstellungen zu E-Mail- und In-App-Benachrichtigungen (Erinnerungen, optional Marketing)
• Zeitpunkte von Registrierung, E-Mail-Bestätigung und letzter Aktivität
• freiwillige Angabe, wie du von Upspace erfahren hast (z. B. Instagram, Facebook, Flyer, persönliche Ansprache)
• aggregierte Bewertungskennzahlen (Durchschnittswert und Anzahl), sofern Bewertungen vorliegen
• bei Kontosperre durch uns: Zeitpunkt und Begründung (die Begründung wird dir per E-Mail mitgeteilt)
• bei Kontolöschung: Zeitpunkt der Löschung; personenbezogene Inhalte werden gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen

Eine Telefonnummer erheben wir im Konto derzeit nicht. Kontakt erfolgt über E-Mail und In-App-Chat.

4.2a Steuerliche Pflichtangaben (Vermieter:innen · DAC7 / DPMG)

Wenn du als Vermieter:in Einnahmen über Upspace erzielst oder ein Inserat anlegst, können wir zusätzlich folgende Daten erheben und verarbeiten — teils zur Vertragserfüllung (Auszahlungen, Rechnungen), teils zur Erfüllung gesetzlicher Meldepflichten (Plattformen-Steuertransparenzgesetz, DAC7):

• Geburtsdatum
• Steuernummer — für Vermieter:innen mit veröffentlichten Inseraten erforderlich
• Rechnungsadresse (Straße, ggf. Zusatz, Postleitzahl, Ort, Land; optional Geokoordinaten und Geocoder-Metadaten wie Orts-ID)
• Status der Auszahlungseinrichtung (Stripe Connect: Konto-ID, ob Auszahlungen freigeschaltet sind)
• Bankverbindung (IBAN) — wird ausschließlich über Stripe Connect erhoben und bei Stripe gespeichert, nicht bei Upspace im Klartext
• aggregierte Einnahmen-, Provisions- und Buchungsdaten je Quartal zur Erstellung interner DAC7-Meldungen an das Finanzamt
• interne Protokolldaten zu Erinnerungs-E-Mails zur Profilvollständigkeit (Anzahl und Zeitpunkte), soweit dein Profil noch unvollständig ist

Ohne diese Angaben können wir Auszahlungen, steuerliche Meldungen oder — je nach Status — die Veröffentlichung von Inseraten nicht ordnungsgemäß abwickeln.

4.3 Identitätsprüfung (ID-Verifikation)

Vor dem Veröffentlichen von Inseraten oder dem Absenden von Buchungsanfragen kann eine manuelle Identitätsprüfung erforderlich sein. Dazu laden Nutzer:innen ein Lichtbildausweis und ein Selfie hoch. Diese Dateien werden in einem nicht öffentlich zugänglichen Speicher abgelegt und nur von autorisierten Administrator:innen zur Prüfung eingesehen (zeitlich begrenzte Zugriffslinks). Nach der Entscheidung (Freigabe oder Ablehnung) bleiben die Unterlagen für Nachweis- und Compliance-Zwecke nur so lange gespeichert, wie dies erforderlich ist. Interne Prüfvermerke der Administrator:innen (z. B. Ablehnungsgrund) werden nur intern verarbeitet.

4.4 Inserate und Buchungen

Im Rahmen von Inseraten und Buchungen verarbeiten wir u. a.:

• Angaben zu Lagerflächen (Beschreibung, Adresse/Lage des Objekts, Größe, Preise, Verfügbarkeit, Fotos)
• Buchungszeiträume, Status, Referenznummern und Kommunikationsnotizen
• zum Buchungszeitpunkt eingefrorene Preis- und Provisionsdaten
• bei Streitfällen: Meldungen und interne Bearbeitungsvermerke

Die Adresse im Inserat bezieht sich auf die Lagerfläche, nicht zwingend auf deinen Wohnort. Genaue Zugangsadressen können gegenüber der anderen Partei erst nach Annahme einer Buchung mitgeteilt werden.

4.4a Weitergabe zwischen Mieter:innen und Vermieter:innen

Zur Vertragserfüllung geben wir im Zusammenhang mit einer Buchung personenbezogene Daten der Mieter:innen an die jeweilige Vermieter:in und Daten der Vermieter:innen an die jeweilige Mieter:in weiter — und zwar in dem Umfang, der für den Abschluss, die Durchführung und die Abwicklung des Mietverhältnisses erforderlich ist (z. B. Name, Kontaktdaten, Buchungszeitraum, Nachrichten im Chat, Zugangs- bzw. Objektadresse nach Annahme).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen). Bitte tausche sensible Informationen nur über Upspace aus und nicht außerhalb der Plattform.

4.5 Nachrichten (Chat)

Kommunikation zwischen Nutzer:innen erfolgt über unsere In-App-Nachrichtenfunktion. Wir speichern Nachrichteninhalte, Zeitstempel, Absender:innen-Zuordnung sowie Systemnachrichten zu Buchungsereignissen. Der Versand von E-Mail-Benachrichtigungen über ungelesene Nachrichten erfolgt nur nach einer Verzögerung und mit Begrenzung der Häufigkeit; gelesen/ungelesen-Status wird für die Anzeige im Posteingang verarbeitet.

4.6 Zahlungen (Stripe)

Zahlungen und Auszahlungen werden über Stripe abgewickelt. Upspace speichert u. a.:

• Stripe-Kunden-ID (Mieter:innen) und Stripe-Connect-Konto-ID (Vermieter:innen)
• Zahlungs- und Abonnement-Referenzen (z. B. Payment Intent, Subscription, Transfer)
• zum Buchungszeitpunkt eingefrorene Beträge (Miete, Rabatte, Servicegebühr, Provision, Auszahlungsbetrag)
• Status von Zahlungsvorgängen, Auszahlungen und Fristen (z. B. Zahlungsfenster, Überweisungszeitpunkt)
• bei Langzeitmieten: monatliche Abrechnungszeilen und Auszahlungsstatus je Monat

Kreditkartendaten und Bankverbindungen (IBAN) werden von uns nicht gespeichert; sie werden direkt bei Stripe verarbeitet. Vermieter:innen richten Auszahlungen über Stripe Connect ein; dabei gelten die Datenschutzbestimmungen von Stripe.

4.6a Rechnungen und Belege

Im Zusammenhang mit Zahlungen erstellen und speichern wir PDF-Dokumente und zugehörige Metadaten:

• Rechnungen (RER) für Mieter:innen — bei jeder erfolgreichen Zahlung (Kurzzeit pro Buchung, Langzeit pro Monat)
• Abrechnungen (REH) für Vermieter:innen — bei Auszahlung an den/die Vermieter:in
• Belege — Zahlungsübersichten für Mieter:innen und Vermieter:innen zum Download im Profil
• Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Beträge, Währung, Buchungs- und Inseratsbezug
• Name und E-Mail-Adresse der betroffenen Partei auf dem Dokument

Rechnungen und Belege basieren auf zum Buchungszeitpunkt gespeicherten Beträgen; sie dienen der Nachvollziehbarkeit, steuerlichen Dokumentation und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

4.7 Bewertungen

Nach abgeschlossenen Buchungen können beide Parteien eine Bewertung abgeben (Sterne und optionaler Kommentar). Bis zur öffentlichen Freischaltung können Bewertungen nur intern gespeichert und nicht auf Inseraten angezeigt werden.

4.8 Support und E-Mail-Kommunikation

Wir versenden E-Mails, die für den Betrieb der Plattform erforderlich sind (z. B. Registrierung, Passwort zurücksetzen, Buchungs- und Zahlungsstatus, Verifikation, Auszahlungsbenachrichtigungen, Rechnungen als Anhang, Erinnerungen zur Profilvollständigkeit (DAC7), Kontosperre mit Begründung, ungelesene Chat-Nachrichten). Diese System-E-Mails kannst du nicht abbestellen, solange du die jeweilige Funktion nutzt.

Marketing- und Reminder-E-Mails (z. B. Hinweise zu Verfügbarkeit) senden wir nur, wenn du dies in den Profileinstellungen aktiviert hast; du kannst die Zustimmung jederzeit widerrufen.

Der Versand erfolgt über unseren E-Mail-Dienstleister (z. B. Resend oder SMTP des Hostings). Wenn du uns direkt per E-Mail kontaktierst, verarbeiten wir die übermittelten Inhalte zur Bearbeitung deiner Anfrage.

4.9 Verfügbarkeits-Alerts („Benachrichtigen“)

Du kannst dich benachrichtigen lassen, wenn eine Fläche wieder buchbar wird. Dafür speichern wir die gewählte Fläche, dein Konto und ggf. gewünschte Zeiträume und senden dir E-Mail- und/oder In-App-Hinweise, sobald die Bedingungen erfüllt sind.

4.10 Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden technisch notwendige Cookies bzw. vergleichbare Technologien für Anmeldung, Sitzungsverwaltung und Sicherheit (z. B. CSRF-Schutz). Diese sind für den Betrieb der Plattform erforderlich.

Statistik (optional): Mit deiner Einwilligung setzen wir auf öffentlichen Marketing-Seiten Google Analytics 4 (Google Ireland Limited / Google LLC, USA) ein, um die Nutzung der Website auszuwerten (z. B. aufgerufene Seiten, ungefähre Herkunft, Gerätetyp). Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst die Einwilligung jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Footer widerrufen. Ohne Einwilligung wird Google Analytics nicht geladen.

Wir setzen keine Werbe-Cookies und kein Remarketing ein. In E-Mails verwenden wir keine Tracking-Pixel zu Marketingzwecken.

4.11 Fehlerüberwachung (Produktion)

Zur Stabilität und Sicherheit kann in der Live-Umgebung ein Dienst wie Sentry eingesetzt werden. Dabei können technische Fehlerdaten (z. B. Browser, Gerät, aufgerufene URL, Zeitpunkt) sowie in Fehlerfällen eine Zuordnung zu deinem Konto (z. B. Nutzer-ID, E-Mail) an den Anbieter übermittelt werden. Es dient nicht der Werbung oder dem Verkaufsprofiling.

4.12 Suche und Standortdaten

Beim Durchsuchen von Inseraten verarbeiten wir:

• Suchfilter in der URL bzw. Sitzung (z. B. Lagerart, Preis, Größe, Zugangszeiten, gewünschtes Startdatum „Verfügbar ab“) — Suchverläufe speichern wir nicht dauerhaft
• optional von dir gewählten Kartenmittelpunkt und Suchradius zur Entfernungsberechnung und Sortierung
• Geokoordinaten und Adressdaten der Inserate (nicht deines Wohnorts), sofern vom Vermieter angegeben
• deinen gespeicherten Heimatbezirk, wenn du diesen im Profil hinterlegt hast

Für Karten- und Geocoding-Funktionen können Dienste wie Google Maps oder Open-Street-Map-basierte Karten (z. B. Leaflet) eingesetzt werden; dabei können IP-Adresse und Suchanfragen an die jeweiligen Anbieter übermittelt werden.

4.13 In-App-Benachrichtigungen

Neben E-Mails speichern wir Benachrichtigungen in deinem Konto (Glocken-Symbol, Seite „Benachrichtigungen“), u. a.:

• Titel, Kurztext und Zeitpunkt der Benachrichtigung
• gelesen/ungelesen-Status
• optional Verlinkung zu Buchungen, Chat oder Profilbereichen

Buchungs-, Zahlungs- und Sicherheitsbenachrichtigungen werden unabhängig von deinen Marketing-Einstellungen zugestellt. Für Echtzeit-Aktualisierungen der Glocke nutzen wir WebSockets (Laravel Reverb).

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen (DSGVO)

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Registrierung, Inserate, Buchungen, Chat, Zahlungsabwicklung
• Rechtliche Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Aufbewahrung steuer- und handelsrechtlich relevanter Unterlagen, Erstellung und Übermittlung von DAC7-Meldungen an das Finanzamt, Auskunft an Behörden
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): IT-Sicherheit, Betrugsprävention, Identitätsprüfung, Kontosperren bei Verstößen, Durchsetzung von Nutzungsbedingungen, Verbesserung des Dienstes — sofern deine Interessen nicht überwiegen
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): z. B. optionale Marketing-Benachrichtigungen; widerruflich mit Wirkung für die Zukunft

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Daten können an folgende Kategorien von Empfänger:innen übermittelt werden:

• Stripe Payments Europe Ltd. — Zahlungsabwicklung und Connect-Auszahlungen (Datenschutz)
• Google Ireland Ltd. — sofern du dich über Google anmeldest oder Karten-/Adressdienste in der Suche nutzt (Datenschutz)
• E-Mail-Versand (z. B. Resend) — Zustellung transaktionaler und optionaler Benachrichtigungs-E-Mails
• Sentry (Functional Software Inc.) — optional in Produktion: Fehler- und Performance-Monitoring
• Hosting- und Infrastruktur-Anbieter — Betrieb von Servern, Datenbanken, Dateispeicher (Inserats- und Verifikationsdateien) und WebSockets (Echtzeit-Chat)
• Interne Administrator:innen — manuelle ID-Prüfung, Support, DAC7-Auswertungen und Betrugsbearbeitung im eng begrenzten Rahmen
• Andere Nutzer:innen (Vertragspartner:innen) — im Rahmen einer Buchung geben wir Daten von Mieter:innen an Vermieter:innen und umgekehrt weiter, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist (z. B. Name, Profilfoto, Verifikationsbadge, Nachrichten, Buchungs- und Zugangsdaten)
• Finanzamt Österreich — Übermittlung von DAC7-Plattformmeldungen mit den gesetzlich vorgeschriebenen Angaben zu Vermieter:innen und deren Einnahmen (soweit anwendbar)

Mit Auftragsverarbeiter:innen schließen wir Verträge gemäß Art. 28 DSGVO, soweit dies gesetzlich vorgesehen ist.

7. Übermittlung in Drittländer

Einige Dienstleister (z. B. Stripe, Google) können Daten auch in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. In diesen Fällen stellen wir — soweit erforderlich — geeignete Garantien ein (z. B. EU-Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüsse), wie sie von den Anbietern dokumentiert werden.

8. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist:

• Kontodaten: bis zur Löschung des Kontos; danach Löschung oder Anonymisierung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Buchungs-, Zahlungs-, Rechnungs- und Belegdaten: gemäß handels- und steuerrechtlichen Fristen (in der Regel bis zu sieben Jahre)
• Steuerliche Pflichtangaben (DAC7): für die Dauer der Meldepflichten und deren Nachweis, mindestens solange gesetzliche Aufbewahrungsfristen laufen
• Verifikationsdokumente: für die Dauer der Prüfung und eines angemessenen Nachweiszeitraums, danach Löschung soweit möglich
• In-App-Benachrichtigungen: bis zur Löschung des Kontos oder manuellen Entfernung, soweit nicht für laufende Buchungen erforderlich
• Server-Logs: nur kurzzeitig, soweit nicht aus Sicherheitsgründen längere Aufbewahrung erforderlich ist
• Chat-Nachrichten: für die Dauer des Nutzungsverhältnisses und darüber hinaus, soweit zur Klärung von Buchungen erforderlich

9. Deine Rechte

Du hast nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO) — du kannst dein Konto in den Profileinstellungen löschen; bestehende Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), soweit anwendbar
• Widerspruch gegen Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine Nachricht an office@upspace.at. Wir werden Anfragen unverzüglich und spätestens innerhalb eines Monats beantworten.

10. Beschwerderecht

Du hast das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen. Zuständig in Österreich ist die Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at.

11. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Für die Nutzung der Plattform sind bestimmte Angaben erforderlich (z. B. E-Mail, Verifikation für Buchungen/Inserate). Als Vermieter:in mit veröffentlichten Inseraten oder Auszahlungen sind zusätzlich u. a. Geburtsdatum, Rechnungsadresse und Steuernummer sowie die Einrichtung von Stripe Connect erforderlich. Ohne diese Daten können wir die jeweiligen Funktionen nicht bereitstellen. Die Bereitstellung weiterer Angaben ist freiwillig.

12. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir verwenden keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Die Identitätsprüfung erfolgt manuell durch unsere Administrator:innen.

13. Minderjährige

Die Nutzung ist gemäß unseren AGB ab 16 Jahren vorgesehen. Wir verarbeiten wissentlich keine Daten von Kindern unter 16 Jahren.

14. Sicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (z. B. Verschlüsselung bei Transport, Zugriffsbeschränkungen, getrennte Speicherung von Verifikationsdokumenten), um deine Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen. Absolute Sicherheit kann im Internet nicht garantiert werden.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich Rechtslage, Plattformfunktionen oder Verarbeitungspraktiken ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir registrierte Nutzer:innen, soweit erforderlich, per E-Mail oder Hinweis in der App.

16. Keine Werbung auf der Plattform

Upspace schaltet keine Drittanzeigen auf der Plattform und verkauft keine Nutzerprofile an Werbenetzwerke.

17. Weitere Informationen

Nutzungsbedingungen: AGB · Impressum: Impressum · Kontakt: office@upspace.at